如何使财务报销更顺利
文章来源：财务处 发布时间：2009-08-22 【字号：大 中 小】
网上报销已经实行两年多，大多数科研人员都能熟练使用网上报销进行报账。但也有部分不经常的科研人员报销时多次被财务人员驳回，浪费了宝贵的时间。除金额计算不准确、票据无效外，驳回的原因还有很多，如单据的选择错误、摘要填写不准确、签字不符合规定、手续不齐全等等。
我们针对网上报销中出现的较突出、较集中的问题，做出一些说明，希望能够帮助科研人员顺利完成报销，将更多的精力用于科研工作以争取更大的发展。
1、野外临工费
野外科学考察经常发生野外临工费，报销时需提供《野外考察自制原始凭证》、《野外科考费用清单》以及聘请临工的身份证复印件，并加盖指印，确属特殊原因，不能取得临工的身份证复印件，应在《野外科考费用清单》备注中填写临工的身份证号码。如发生大额（超过人民币2000元）临工费用或标本采集费用，应到当地税务部门取得代开劳务费及标本采集费发票。
野外临工费可以根据项目预算的编制及执行情况，选择在劳务费、差旅费、材料费三种单据之一进行报销。选择“材料费”，“事由”和“报销事由”注明为“野外实验材料费”；选择“差旅费”，则列入“杂费”中。
2、外拨协作费
借款时摘要填写为“借××（收款单位全称或简称）协作费”，报销时摘要为“报××（收款单位全称或简称）协作费”，一张单据报销多笔协作费时须一张发票列一行。
3、分析测试费
项目预算执行情况一般单独填分析测试费，而材料费和分析测试费均在“材料（消耗品）费”报销。报销分析测试费要在 “报销事由”中注明“报××（测试项目或内容）分析测试费”，如在报销分析测试费的同时要报销材料费则要分别列入不同的单据行。
4、计算机及其他设备配件
根据资产管理人员的不同处理要选择不同的报销单：资产管理人员直接在发票上签字则选择“维修费”报销；资产管理人员将配件办理出入库手续则在“材料（消耗品）费”中报销。
5、招待费
报销招待费时，工作餐或宴请按次数填写审批单，如报销时使用同一课题则可以将招待费的金额合并在一起报销。
6、普通报销单
除可在“差旅费”、“交通费”、“劳务费”、“维修费”、“办公费”、“离退休人员经费”、“固定资产”、“材料（消耗品）费”报销的除外，其他均在“普通报销单”中报销，但报销时应按各种费用分别汇总后，填在不同的单据行，如邮电费、复（打）印资料及版面费、购书费、培训费、咨询费、会议费、水费、电费、培养费、协作费、保险费等。
7、差旅费
为反映同一经济业务的总体性，多人同一次出差可用同一张差旅费报销单进行报销，不同级别的出差人员分别填单据行，若是野外旅费则野外科考表也须按不同级别及人数填在不同的补助标准。
一人多次出差可在同一张差旅费单报销，但应注明每次出差的起止时间，车船费及其他费用应按每次出差分开填写，一次出差填一行。
8、“事由”和“报销事由”
“事由”和“报销事由”两者内容应保持一致。如：差旅费的“事由”和“报销事由”为“某某报某地差旅费（或野外差旅费）”，交通费的“事由”和“报销事由”为“报出租车费”或“报交通费”。
9、核销借款
由于网上报销系统的原因，凡先借款后报销者，在报销时应在一张报销单中全额冲销借款，不能只冲销一部分，或分别在几张报销单中冲销，这样才能正确反映职工的借款，否则，借款人在网上报销系统上看到的借款信息会发生错误。